Efekt piły – złodziej Twojego czasu

Na pewno doświadczyłeś sytuacji, gdy próbowałeś się na czymś skupić, ale ciągle coś Ci przeszkadzało.

Wyobraź sobie, że musisz zapoznać się z raportem przed popołudniowym spotkaniem. Przeczytałeś kilka zdań, kiedy nagle dzwoni telefon. Po chwili rozmowy chcesz wrócić do pracy, ale wpada koleżanka z ważną sprawą. Gdy problem zostaje rozwiązany udaje Ci się skoncentrować na czytaniu przez 10 minut, lecz przypominasz sobie, że miałeś napisać pilnego maila. Otwierasz skrzynkę, a tam kilka nowych wiadomości. Odpisanie zajmuje Ci chwilę, ale zadowolony, że już skończyłeś znów bierzesz się za czytanie. Niestety właśnie wtedy zostajesz wezwany do szefa… Praca w takich warunkach powoduje ciągłe spadki koncentracji, a ponowne wdrożenie się w zadanie jest bardzo czasochłonne. Badania pokazują, że gdybyśmy pracowali w pełnej koncentracji, zyskalibyśmy blisko 30% czasu! To znaczy, że ten sam efekt uzyskalibyśmy już po 2, a nie po 3 godzinach pracy!

JAK ZLIKWIDOWAĆ EFEKT PIŁY?

Przede wszystkim trzymaj się nadrzędnej, podstawowej zasady – podziel pracę na ZAMKNIĘTE BLOKI i pilnuj, aby ich NIE PRZERYWAĆ.

Być może usłyszę od Ciebie „W moim przypadku nie da się tego zrobić! Ciągle coś się dzieje, ktoś wpada z nowym zadaniem, muszę reagować na bieżąco, na tym polega moja praca.” Jestem pewna, że w wielu przypadkach redukcja efektu piły jest trudna, ale zawsze możemy zrobić coś, aby poprawić naszą sytuację. Pamiętajmy, że celem jest lepsza wydajność i efektywność, możemy więc tylko zyskać.

Co mogę zrobić, gdy moja praca jest JEDNYM, WIELKIM EFEKTEM PIŁY?

PROBLEM 1: Ciągle ktoś/coś mi przeszkadza.

  • powiedz wszystkim, że codziennie w godz. 10:00-12:00 nie ma Cię dla nikogo. Zaplanuj na ten czas takie zadania, które wymagają 100% koncentracji. Pilne sprawy można zapisać na karteczce i przykleić na Twoich drzwiach – przeczytasz je, gdy skończysz.
  • zaproponuj współpracownikom, abyście wszyscy w tym samym momencie zaplanowali sobie czas jednozadaniowej aktywności. Wtedy nikt nikomu nie będzie przeszkadzał i wydajność pracy podniesie się w całej firmie.
  • wyznacz określone godziny na odpisywanie na maile i rozmowy telefoniczne – możesz poinformować o tym współpracowników i kontrahentów. W pozostałym czasie powiadomienia czy dzwonek telefonu są wyłączone.

PROBLEM 2: Zadania pojawiają się na bieżąco, nie mogę ich zaplanować.

  • poza wyznaczonym czasem „Nie ma mnie dla nikogo” bądź elastyczny
  • nowo przybyłe zadanie od razu kieruj na jedną z 3 list – dzisiejsza lista zadań, do zrobienia na określony dzień, zadania bez daty
  • tworząc codzienną listę zadań rozdysponuj 60% czasu – reszta będzie stanowiła bufor czasowy
  • bądź asertywny – nie bierz na siebie za dużo, realnie oceniaj czas wykonania zadania
  • bez względu na wszystko – zawsze kończ jedno zadanie, zanim się weźmiesz za kolejne

PROBLEM 3: Nie potrafię ocenić czasu wykonania zadania.

  • 40% bufor czasowy daje nam wystarczające zabezpieczenie przed źle oszacowanym czasem, potrzebnym na pracę – zawsze o nim pamiętaj!
  • zrób podstawową listę zadań oraz listę rezerwową, gdybyś zrobił wszystko wcześniej, niż zaplanowałeś i chciałbyś efektywnie wykorzystać zyskany czas (szczęściarzu 😉 )

Problem 4: Nie mam ochoty wykonywać zaplanowanego zadania, więc daję się rozpraszać.

Zapisałam ten problem, ponieważ to istotny prowokator efektu piły, choć nie zaradzimy mu dobrą organizacją. Rozwiązanie wymaga gruntownego przemyślenia swoich celów, pracy z przekonaniami, być może potrzebujesz odpoczynku, a może… zmiany pracy…? Na pewno jednak nie ma sensu trwanie w takim stanie – unikanie zadania i oddawanie się rozpraszaczom marnuje Twój czas, podnosi poziom stresu, zmniejsza poziom życiowej satysfakcji, może prowadzić nawet do depresji. Już dziś zastanów się co możesz zrobić, aby zmienić tę sytuację!

Trzymam kciuki! 🙂


Ciekawe? Podziel się!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *